Digital workspace: che cos’è, a cosa serve e come sfruttarlo in ufficio per aumentare le performance
Il digital workspace rappresenta un vero e proprio nuovo paradigma che va a ridefinire lo spazio di lavoro tradizionale, così come le modalità di lavoro della nuova era digitale.
Che cos’è il digital workspace, o “spazio di lavoro del futuro”? Con questo termine si fa riferimento all’insieme di tecnologie (software, desk booking, strumenti smart) per la gestione automatizzata del lavoro in ufficio.
Si tratta di un concetto innovativo, che varia a seconda delle specifiche esigenze dei vari settori e delle diverse aziende.
Questo nuovo modo di concepire l’ambiente di lavoro va a influenzare i processi aziendali, la gestione degli spazi e le modalità con cui l’ufficio viene vissuto, con importanti migliorie sia in termini di produttività, sia per quanto riguarda il benessere dei lavoratori.
Una gestione digitalizzata dei task e delle aree dell’azienda, infatti, permette di organizzare il lavoro potendo contare su strumenti di controllo, che mantengono l’ordine, la puntualità e l’efficienza di tutte le risorse e strumentazioni.
Ambiente fisico e gestione virtuale collaborano in modo sinergico, così che gli ultimi ritrovati della tecnologia vengano sfruttati per migliorare il comfort e la produttività delle persone in azienda.
Digital workspace: in cosa consiste e quali sono le sue caratteristiche primarie
Il digital workplace va a efficientare l’organizzazione dell’ufficio dal punto di vista delle risorse umane, delle fasi dei processi aziendali e dell’attenzione alle tecnologie utilizzate. Grazie ai sistemi di comunicazione digitale e ai gestionali in cloud, i lavoratori possono comunicare tra loro in modo smart, a distanza, da qualunque luogo si connettano. Possono vedere in tempo reale le modifiche a documenti e attività condivise nel sistema aziendale, o prenotare da remoto le postazioni di lavoro (desk booking), la stanza per le call, o la sala riunioni, rendendo più rapida la collaborazione. La comunicazione via email o a voce viene integrata o sostituita completamente da un sistema di gestione dei task molto più ordinato e meno stressante per il personale.
Questi vantaggi del digital workplace in ufficio permettono di ripensare il modo di lavorare non più nei rigidi confini delle quaranta ore settimanali, da lunedì a venerdì. Nell’ufficio del futuro, l’operatività si estende a sette giorni su sette, con orari flessibili, consentendo dinamicità ed equilibrio nella vita personale dei dipendenti.
Perché scegliere la modalità del digital workplace?
Grazie alla flessibilità e rapidità del workplace digitale, l’azienda potrà coprire più orari di lavoro, rispondendo in modo rapido alle richieste e alle commesse della clientela. Questa modalità di lavoro ibrida, che fonde ufficio tradizionale e soluzioni smart e da remoto, ha effetti positivi sul benessere psicofisico del personale, sui consumi dell’azienda e sull’impatto ambientale verso il pianeta.
I collaboratori potranno contare sull’equilibrio tra vita privata e lavoro e ciò impatterà positivamente sulla motivazione e le performance aziendali.
Il principale cambiamento avviene proprio a livello di mentalità: con il digital workplace si passa dal concetto di “lavorare a oltranza”, in modo poco efficiente e dispersivo, al concetto di “lavorare per obiettivi”, raggiungendo più rapidamente traguardi sempre più ambiziosi, per scalare l’attività.
Funzioni che non possono mancare nel digital workplace
Tra le funzioni essenziali per organizzare un workplace digitale che funzioni, troviamo:
- Facile accesso allo spazio di lavoro da ogni luogo e da ogni dispositivo.
- Tutti i dipendenti dovranno essere provvisti di strumentazione di lavoro performante, pc portatili o fissi aziendali, cellulari aziendali e periferiche di ultima generazione, veloci e facili da utilizzare.
- Possibilità di prenotare da remoto specifiche aree dell’azienda, dalle postazioni in ufficio, alle sale meeting, fino alle sale multimediali, huddle room o stanze per le call.
- Spazio di archiviazione in cloud catalogato con chiarezza. L’organizzazione deve partire dall’alto, per poi essere capillarizzata tra tutti i dipendenti.
- Piattaforme interne deputate alla Social Collaboration.
- Spazio di lavoro condiviso per documenti, grafiche e file.
- Definizione degli obiettivi, in modo da avere in ogni momento il controllo sul flusso di lavoro, sia generale, sia delle singole risorse che lavorano al progetto.
- Interfaccia unificata e intuitiva, con focus sulla user experience.
- Formazione del personale, sia a livello tecnico, sia a livello di mindset, per adeguarsi alla nuova modalità di lavoro, basata sui risultati e, quindi, sulla qualità del lavoro, più che sulla quantità, slegata dalla produttività.
- Sistemi di sicurezza e privacy ben organizzati, con chiavi di sicurezza interni mirati a non divulgare nessuna documentazione al di là del personale di competenza.
- Calendario condiviso per organizzare le scadenze, il piano delle ferie annuali, gli appuntamenti e le riunioni del team.
Digital Workplace e Team aziendale: due fattori interconnessi
La gestione smart ed efficiente dei task aziendali ha un impatto positivo sulla motivazione del personale. Inoltre, questo sistema di lavoro per obiettivi consente di attrarre nuovi talenti creativi e vitali, che vengono stimolati dalla nuova filosofia meritocratica, che lascia molto spazio all’organizzazione individuale. L’ambizione di ottenere buone performance sul posto di lavoro è incentivata da questo sistema di controllo dei task, che premia la velocità e la riduzione degli errori, donando, al tempo stesso, flessibilità nell’organizzazione della giornata lavorativa.
Lo scambio di informazioni e di idee tra colleghi è incentivato e promosso dalle tecnologie digital, che consentono di connettere persone da tutte le parti del mondo. In questo senso, la costruzione del team non deve più sottostare ai confini della propria zona geografica o della propria nazione e ciò permette di trovare risorse con più skill e competenze, oltre che dotate della giusta mentalità, per migliorare il rendimento della propria impresa.
Riduzione dell’errore e dei rischi
Gli errori non potranno mai essere eliminati del tutto, in qualunque lavoro, tuttavia, adottare un digital workplace ben implementato consente di ridurre il margine di errore, andando a limitare la componente di fallibilità umana, a favore dell’efficienza tecnologica.
Le migliori modalità di comunicazione e gestione delle attività permettono di non incorrere nel rischio di fare due volte lo stesso lavoro, di perdere informazioni, di svolgere compiti in mancanza di informazioni importanti, o di rimanere indietro nello svolgimento dei task.
Il controllo dei supervisori è più semplice e oggettivo, così da avere una visione sempre aggiornata dell’avanzamento dei lavori, suddivisi per dipartimenti e per singoli dipendenti. Questo permette di gestire la mole di lavoro in modo funzionale, senza gravare su un singolo dipendente, a discapito di altri più scarichi di compiti.
Oltre a ciò, il workplace condiviso permette di coordinare gli investimenti tecnologici, sviluppando aree collaborative super partes, autonome e funzionali.
L’apporto umano rimane centrale, così come il concetto delle responsabilità individuali, trovando, al contempo, un valido alleato nella gestione aziendale, oggettivo, lucido e razionale: la piattaforma di lavoro digitale.
