Huddle Room: come crearla al meglio con i consigli di Ninci Ufficio
Che cos’è una Huddle Room? Le Huddle Room sono spazi aziendali dedicati al coworking tra un gruppo ristretto di persone, di solito fino a un massimo di sei.
La presenza sempre più diffusa delle Huddle Room in ufficio risponde alla necessità di ripensare il luogo di lavoro nell’ottica della nuova modalità dello smart workplace. Sempre più aziende, infatti, si trovano a lavorare con un team da remoto, o alternando giorni di lavoro in presenza e in smart working.
Ciò rende necessario riprogettare l’ufficio, focalizzandosi soprattutto sulla creazione di aree di cooperazione, come sale meeting, aree riunioni attrezzate con tutti gli strumenti necessari e, appunto, sale meeting Huddle.
Vediamo come attrezzare le Huddle Room in ufficio al meglio, per trarre beneficio da questo spazio di lavoro condiviso da piccoli gruppi.
A che cosa servono le Huddle Room
Sebbene le funzioni cambino in base alla tipologie d’azienda, le Huddle Room sono deputate primariamente allo scambio di informazioni e idee. Riunire il team di lavoro intorno a un tavolo, presentare un nuovo progetto sulla lavagna interattiva, o commentare un report sull’andamento annuale dell’azienda sono alcune delle attività peculiari di questo ambiente.
In questo spazio ci sarà modo di aprirsi al confronto creativo con la massima informalità e libertà, pur nel rispetto delle gerarchie aziendali.
Vantaggi delle Huddle Room
Tra i punti di forza delle Sale riunioni Huddle ci sono, sicuramente, il clima di informalità e l’immediatezza nel trasmettere le informazioni. L’atmosfera che si respira è raccolta, ma anche super focalizzata e creativa. Le Huddle Room sono l’ambiente ideale per riunioni al volo, brevi speech o confronti con il team, riunioni di brainstorming creativo rapide, discorsi motivazionali prima di un lancio o dell’incontro con un cliente.
Essendo un ambiente dalle dimensioni ridotte e multifunzionale, solitamente si può utilizzare senza dover prenotare la stanza, come avviene, invece, nel caso delle sale meeting.
Un altro utilizzo per l’ufficio Smart che vive al passo con i tempi è quello di sfruttare la Huddle Room come sala per girare video e creare contenuti multimediali. Foto al team, ai prodotti, flat lay con penne e agende logate aziendali, webinar in diretta sui Social network, podcast: insomma, la varietà di contenuti è davvero infinita. Disporre di una sala multimediale attrezzata di videocamera, microfoni e luci velocizza questo processo, rendendolo più sostenibile per l’azienda.
Non da ultimo, questo ambiente può essere sfruttato anche per svolgere colloqui per ampliare il personale.
Anche i vertici dell’azienda potranno beneficiare della sala riunioni “ristretta”, per un confronto rapido ed efficiente.
Affinché la Huddle Room in ufficio risulti comoda e produttiva, ci sono alcuni accorgimenti nel modo di attrezzarla e nell’arredamento da scegliere: vediamoli insieme.
Che cosa non può mancare nel progettare una Huddle Room
1) Privacy e riservatezza
Una caratteristica imprescindibile nell’attrezzare una Huddle Room è l’insonorizzazione e l’isolamento termico. Questo risponde all’esigenza di poter parlare tranquillamente dal vivo, in video conferenza o tramite call, senza disturbare gli altri membri del team, né essere disturbati.
Nel caso di riunioni con responsabili di progetto o di colloqui con candidati, ciò garantisce il massimo rispetto della privacy.
Per creare la Huddle Room all’interno di un ufficio è possibile ricorrere all’uso di pannelli divisori mobili, disponibili in una grande variante di stili. Da quelle in legno, plastica, a quelle in vetro o plastica trasparente, le pareti divisorie sono la soluzione ideale per sfruttare in modo intelligente lo spazio, assicurando i necessari isolamento termico e acustico.
2) Scrivanie da riunione Smart
Il tavolo da riunione dell’ufficio Smart dovrà essere, a sua volta, dotato di prese e attacchi per caricabatterie, monitor, tastiere, lavagne multimediali, microfoni, webcam, stampanti, scanner e qualunque altra apparecchiatura necessiti in tale luogo.
Oltre all’aspetto smart, la scrivania da meeting dovrà poter accogliere comodamente tutte le persone della riunione, potendo contare su poltroncine e sedie ergonomiche confortevoli, in linea con il resto dell’arredamento e del branding aziendale.
3) Connessione e dispositivi di lavoro
All’interno delle piccole meeting room dell’ufficio è necessario disporre di tutta l’attrezzatura tecnologica funzionale al lavoro. Ecco che saranno essenziali computer, tablet, periferiche di audio e video, adattatori, stampanti, lavagne interattive. Inoltre, non potrà mancare l’accesso alla Wi-Fi e a tutte le piattaforme di lavoro condiviso: gestionali aziendali, storage in cloud, software e quant’altro.
L’utilizzo della domotica per l’Huddle Room potrà rendere ancora più completa l’efficienza di tale ambiente.
4) Acustica ottimale
Oltre all’isolamento acustico, è importante che gli standard acustici delle Huddle Room siano elevati. Oltre a dispositivi audio per comunicare da remoto, è essenziale che all’interno della stanza non ci siano echi, né rimbombi. Per questo, è possibile optare per l’utilizzo sulle pareti di pannelli fonoassorbenti, che, se ben scelti, si fondono con il design in modo creativo.
4) Illuminazione e climatizzazione
Proprio come per l’isolamento acustico, è essenziale che una sala meeting Huddle disponga di un’illuminazione ideale, che consenta di vedere bene progetti cartacei, così come di seguire presentazioni tramite monitor di pc o lavagne elettroniche.
Tutto il progetto di arredo dell’Huddle Room deve tenere conto delle fonti di luce naturali, così da posizionare tavoli, sedie e complementi d’arredo in modo ottimale, evitando riflessi sugli schermi e consentendo a tutti i membri della riunione la massima vivibilità.
Anche per l’aspetto della climatizzazione, sarà necessario provvedere con condizionatori in grado di mantenere temperature ideali, sia d’inverno che d’estate, per garantire alte performance e benessere.
5) Spazio per la creatività
Tutto nella Huddle Room aziendale deve favorire il confronto e la creatività.
Le pareti possono essere decorate con motivi floreali, geometrici, o con il logo aziendale o foto del team, magari in ricorrenze come feste aziendali o eventi di formazione. Se lo spazio dedicato alla sala Huddle lo consente, inoltre, è possibile aggiungere delle piante o dei cactus all’arredamento, a patto che si possa fornire loro la dovuta cura nel mantenerle in salute.
In alternativa, per creare un clima creativo e aperto, è possibile optare per poster, oggetti di design stravaganti e, all’occorrenza, poter disporre di strumenti che favoriscono l’immaginazione, come un mazzo di Creative Card.
Il problem solving e le nuove idee sono assicurate.
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