Web Collaboration: che cos’è, quali vantaggi offre e come può far crescere il team della tua impresa
La Web Collaboration è una strategia di collaborazione online che consente ai team di lavorare insieme in modo sincrono, indipendentemente dalla loro posizione geografica. In questa guida completa scopriremo con quali modalità funziona la web collaboration e quali sono i suoi benefici per le aziende.
Come funziona la web collaboration
La Web Collaboration, nel contesto aziendale, è diventata un argomento molto discusso e un motore di sviluppo aziendale, soprattutto per le organizzazioni che adottano il lavoro intelligente e vogliono adeguare il proprio ufficio a soluzioni ibride, che ripensano la tradizionale modalità di lavoro limitata alla sede fisica.
La collaborazione tramite strumenti web si realizza su diversi livelli: all’interno delle varie aree di una stessa azienda; tra aziende diverse; per collaborare con partner, fornitori e clienti.
In tutti questi contesti, i vantaggi della collaborazione digitalizzata consentono di velocizzare il lavoro, ridurre il margine di errore e incrementare il proprio team oltre i limiti della propria zona geografica, andando a instaurare relazioni di valore con risorse talentuose di tutto il mondo.
Web Collaboration e Digital Workplace: le nuove modalità di lavoro dell’ufficio di domani
La Web Collaboration negli uffici rappresenta un fattore essenziale per un nuovo modo di lavorare sempre più diffuso nelle aziende, in cui la natura “on-demand” del business richiede l’accesso immediato a servizi e informazioni da qualsiasi parte del mondo, utilizzando qualsiasi mezzo di comunicazione o dispositivo. Ma quali sono i benefici e le funzionalità chiave degli strumenti di collaborazione online per un ambiente di lavoro ibrido efficace?
L’importanza della collaborazione online è destinata a diventare uno standard che accomuna qualunque azienda voglia essere al passo con i tempi e, in particolare, gli uffici di servizi che lavorano con strumenti all’avanguardia. Vediamo quali vantaggi offre l’online collaboration e come sfruttarla per far crescere la propria impresa.
Come è cambiato il modo di concepire il lavoro in ufficio
Durante l’emergenza sanitaria del 2020, moltissimi dipendenti sono passati al lavoro da remoto, e questo nuovo modello operativo ha lasciato un’impronta indelebile nelle organizzazioni di tutto il mondo. Il futuro del lavoro è ibrido e la collaborazione online ne è un tassello fondamentale, capace di rivoluzionare i precedenti modelli e incrementare le performance delle imprese.
Le aziende dovranno offrire strumenti di collaborazione online avanzati, performanti e integrati per supportare un bacino di lavoratori sempre più ampio e abituato, ormai, a una diversa concezione del lavoro, in cui vita personale e carriera si armonizzano, con maggiore flessibilità e libertà di spazi e orari. In quest’ottica, Internet e i software online vengono incontro a questa mutata esigenza del mercato.
Quali sono gli strumenti della collaborazione online?
Come il nome stesso suggerisce, la Web Collaboration sfrutta gli strumenti di collaborazione online basati sulla condivisione in cloud, che permettono a tutte le risorse dell’azienda di lavorare in simultanea su una piattaforma condivisa, anche se si trovano fisicamente molto distanti, perfino a diversi fusi orari. Il digital workplace permette di lavorare in sincronia sugli stessi documenti, avere accesso ai file multimediali, recuperare con facilità pratiche dall’archivio online.
Ogni membro del team ha a sua disposizione una tipologia di accesso controllato, che gli consente di visionare e/o modificare determinate cartelle, garantendo sicurezza e privacy, con il pieno controllo della cronologia delle modifiche.
Tra le soluzioni di web collaboration più utilizzate dalle aziende, troviamo software come Dropbox, Google Workplace (precedentemente chiamato G-Suite), Microsoft SharePoint, Box, Alfresco e OpenText Documentum. Questi software offrono agli utenti funzionalità open source, ma è possibile acquistare versioni a pagamento per ottenere ulteriori opzioni di personalizzazione, come, ad esempio, spazio di archiviazione aggiuntivo, email aziendali personalizzate, social workplace per l’organizzazione e molti altri elementi.
La scelta del software varia a seconda delle necessità specifiche dell’azienda e dal tipo di file da gestire, che possono essere documenti testuali, file audio, video o elementi di grafica. Ogni dipartimento potrà disporre di piattaforme condivise personalizzate, su misura per la propria tipologia di lavoro.
Vantaggi dell’utilizzo di gestionali in web collaboration
Tra i principali plus dell’uso della web collaboration in azienda troviamo migliorie che impattano sulla produttività dell’impresa e sul benessere del personale. Tra queste, citiamo:
- La gestione dei task diventa più rapida ed efficiente.
- La marginalità di errore si riduce, poiché la componente umana è supportata da sistemi tecnologici intelligenti, affidabili e precisi.
- Aumenta il controllo delle operazioni dei singoli collaboratori, grazie agli accessi personalizzabili.
- I tempi di lavoro si riducono, poiché più persone possono collaborare sullo stesso file, anche se fisicamente distanti.
- I team multifunzionali diventano “diffusi”, si allargano a talenti dislocati in tutte le parti del mondo, il che rende più semplice l’operazione di reclutamento di persone motivate e competenti, non dovendo più limitare la scelta alla propria area geografica.
- Rapido accesso a tutti i documenti 24h su 24, sette giorni su sette.
- Conservazione delle pratiche sicura e a norma di legge.
- Controllo, privacy e alti standard di sicurezza garantiti, tramite l’utilizzo di credenziali personalizzate e password.
- Risparmio dei costi di comunicazione e dei tempi deputati agli spostamenti, con conseguente risparmio energetico e impatto positivo sull’ambiente.
- Riduzione dell’utilizzo di materiale cartaceo, inquinante, deperibile e dispersivo.
- Riduzione degli spazi necessari sia per l’archiviazione, sia per le postazioni. Il team può lavorare da remoto su progetti comuni, azzerando le distanze e riducendo i costi di affitto e manutenzione di un ufficio fisico.
I punti di forza da sfruttare nella web collaboration aziendale
Ci sono tre funzionalità chiave degli strumenti di collaborazione online che nessuna azienda moderna può permettersi di ignorare:
- Piattaforme di comunicazione unificata. Questi sono gli strumenti di collaborazione online per eccellenza, soluzioni basate su cloud che consentono di gestire efficacemente i flussi di lavoro all’interno dell’ambiente di lavoro ibrido.
- Cloud PBX. La gestione delle chiamate può beneficiare dell’implementazione degli strumenti di collaborazione online, grazie al centralino telefonico. Trasferire la linea telefonica aziendale in cloud consente ai lavoratori di comunicare in modo efficace con colleghi, partner o clienti, anche quando lavorano da remoto e non si trovano tutti in ufficio.
- Uffici ibridi. Con l’avvento del nuovo scenario operativo “phygital”, gli spazi aziendali tradizionali devono evolversi in spazi digitali, integrandosi con gli strumenti di collaborazione online. È necessario dotare gli uffici di sistemi professionali di videoconferenza, come microfoni, periferiche audio, lavagne multimediali. Solo in questo modo, durante le riunioni, si può garantire la migliore interazione tra le persone presenti fisicamente e quelle connesse da remoto.
La nuova esperienza del lavoro digitale vede la web collaboration come un elemento imprescindibile per ogni azienda che vuole mettere al centro della propria politica la persona, il suo benessere e la sua crescita personale e professionale.
L’interconnessione e l’efficienza degli strumenti smart rendono il lavoro più rapido, intuitivo, liberando tempo prezioso per dedicarsi ad attività di più alto valore aggiunto, dove la componente della creatività umana è, e rimarrà sempre, l’elemento insostituibile.
