Smart office: che cos’è e come trasformare il tuo ufficio in un ambiente smart
Lo Smart Office è un concetto all’avanguardia che integra multifunzionalità, interattività, agilità, super tecnologia e sostenibilità. Questo moderno ambiente di lavoro non è più il tradizionale ufficio a cui siamo abituati, ma uno spazio dinamico e innovativo progettato per massimizzare l’efficienza e l’efficacia.
Tra le tecnologie che rendono possibile la trasformazione di un ufficio tradizionale in uno Smart Office troviamo i sistemi di lavoro in cloud, che permettono a tutti i membri del team di condividere materiali di lavoro, documenti, comunicazioni e informazioni da remoto. L’archiviazione e la gestione virtuali consentono di lavorare in modo dinamico, da qualunque parte del mondo, contando sulla sincronicità delle modifiche.
Che cosa si intende per “ufficio smart”?
Per “ufficio smart” si intende un ambiente di lavoro dove soluzioni virtuali e fisiche si coniugano, per facilitare il lavoro sia in presenza, sia da remoto, tramite soluzioni di smart working. La modalità di lavoro dello Smart Office si sta diffondendo sempre di più. Tra i punti di vantaggio, troviamo sicuramente la sua flessibilità, sia lato dipendente, sia lato imprenditore. Per l’impiegato, ciò si traduce in una riduzione dei costi della mobilità, risparmio di tempo e possibilità di coniugare la vita personale e familiare con la carriera. Per l’imprenditore, l’ufficio smart offre tra i suoi vantaggi:
- Poter selezionare collaboratori da tutta la nazione, o da tutto il mondo: basteranno una buona connessione, competenze professionali e linguistiche e un pc per essere subito operativi.
- Implementazione di sistemi di gestione dei task più efficienti, per evitare sprechi e cali di produttività.
- Sfruttare i sistemi digitali per esercitare un controllo più capillare sui vari dipartimenti aziendali, andando a migliorare ciò che può essere ottimizzato.
Smart Office: un nuovo modo di lavorare
Insieme ai sistemi di lavoro in cloud e ai software gestionali per organizzare il lavoro da remoto, lo Smart Office porta con sé una serie di ulteriori cambiamenti, sia a livello operativo, che di mentalità.
Tra questi troviamo:
- L’esigenza di dotarsi di postazioni di smart working comode, ergonomiche, ordinate. Lavorare da casa è una vera e propria rivoluzione nella mentalità di molti impiegati e, pertanto, dopo un primo periodo di assestamento iniziale, è essenziale che l’azienda predisponga appositi standard anche per la postazione di lavoro da remoto.
- Scrivanie della giusta altezza e ampiezza, sedie ergonomiche e apparecchiature funzionali (come telefono aziendale, webcam, microfono e cuffie) sono vitali per consentire una comunicazione davvero smart e professionale.
- Dotare l’ufficio Smart di elettrodomestici e dispositivi con controllo da remoto. Questo vale per le luci, le tapparelle automatiche alle finestre, ma anche per i sistemi di climatizzazione, che potranno essere pianificati in anticipo, consentendo di risparmiare sui consumi. Inoltre, è importante che tutti i lavoratori abbiano la necessaria preparazione per poter attivare le soluzioni Smart che fanno ormai parte della loro routine lavorativa quotidiana.
- Gli spazi di lavoro si evolvono per riadattarsi al nuovo concetto di ufficio Smart, così da beneficiare di tutti i lati positivi di questa nuova modalità di lavoro ibrida, che offre molteplici potenzialità.
Arredare Smart Office: come cambiano gli spazi nell’ufficio
Riprogettare gli spazi di lavoro è essenziale per soddisfare le esigenze di collaborazione del team e la nuova flessibilità richiesta dallo smart working.
All’interno dello Smart Office l’importanza focale non è più, o non solo, sulle postazioni dei singoli operatori. Sorge, infatti, l’esigenza di ripensare le aree destinate alla cooperazione tra i dipendenti, così come tra i responsabili. Per questo, il numero di aree per progettare e confrontarsi aumentano: sale riunioni, sale per conferenze dal vivo e in video-call, huddle room. Tutte queste stanze dovranno avere accesso alla Wi-Fi e a tutte le tecnologie necessarie, come monitor, microfoni, cuffie, lavagne interattive, piattaforme workspace condivise ecc…
Tutto l’ufficio digitale dovrà essere connesso, rapido ed efficiente, in modo da massimizzare la produttività del team o delle persone che si trovano a condividere lo spazio di lavoro.
Postazione di lavoro Smart Office
Le postazioni di lavoro nello Smart Office non possono prescindere da adeguate dotazioni tecnologiche. Prese, cavi, adattatori, ma anche monitor di dimensioni adeguate, facile accesso alle password e agli ambienti digitali di co-lavoro diventano elementi essenziali.
Le scrivanie Smart proposte da Ninci Ufficio mirano a risolvere in modo ottimale questa esigenza. Il tavolo da lavoro diventa un alleato della produttività, in grado di adattarsi alle esigenze dei diversi operatori.
Per gli ambienti di coworking e le sale riunioni, la praticità delle scrivanie con attacchi per pc e dispositivi permette di semplificare il lavoro, portando a un aumento della produttività e, al contempo, alla riduzione dello stress tra i membri del team.
Nuove esigenze, nuove postazioni
L’utilizzo degli spazi in ufficio viene pensato sia per il lavoro singolo, sia per la collaborazione. A seconda delle figure professionali presenti, il desk o la sala meeting dovranno essere fornite di Wi-Fi, dispositivi di AI, Machine Learning, monitor, tavolette grafiche, scanner e quant’altro: insomma, tutto il necessario per lavorare senza intoppi.
Dispositivi tecnologici e arredamento vanno di pari passo, per creare un ambiente all’avanguardia, dove componente digitale e aspetto umano si coniugano alla perfezione.
Digital Workspace: la nuova filosofia dell’ufficio Smart
La realtà lavorativa del Digital Workspace permette ai membri del team di lavorare tramite qualunque device, in ogni momento, in qualsiasi parte del Paese, o del mondo. Questo rende essenziale disporre di zone multifunzionali, postazioni condivise che, anziché sulla singola postazione fissa, si configurano come più dinamiche, per adattarsi ai vari ruoli. Diventano, dunque, essenziali, applicazioni per il lavoro di team, sistemi di archiviazione e gestione dei documenti in cloud, gestionali per organizzare i task, programmi condivisi per organizzare grafiche, foto e materiali video, ma anche smartphone aziendali, centralini virtuali e rapido accesso a tutte le piattaforme di lavoro, da qualunque dispositivo ci si trovi a lavorare.
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Le soluzioni di Ninci Ufficio mettono al servizio degli imprenditori un’ampia selezione di sedie per l’ufficio, scrivanie, tavoli per sale meeting e tutto il necessario per arredare le postazioni di lavoro, l’area relax e le sale per accogliere i clienti. Mobili per l’archiviazione, librerie, tappeti, lampadari, illuminazione, pareti divisorie: tutto sarà armonizzato per dare vita a un ufficio Smart, al passo con i tempi, vivibile e funzionale.
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