Desk Booking: la nuova frontiera dello smart office per l’organizzazione aziendale
Al giorno d’oggi, un ufficio smart che voglia rimanere al passo con i tempi non può prescindere dall’utilizzo di desk booking, per semplificare la vita a tutti i membri del team e rendere il flusso di informazioni aziendali preciso e controllato. Ma che cosa sono i desk booking e a cosa servono all’interno di un’azienda?
I desk booking sono software deputati alla gestione ottimizzata degli ambienti di lavoro, che permettono di gestire in modo smart gli uffici che lavorano in modalità ibrida, con soluzioni da remoto e in smart working.
Tra le funzionalità dei desk booking c’è la possibilità di prenotare in anticipo le riunioni, riservare le sale meeting, le huddle room o le postazioni di lavoro delle singole scrivanie, avere una panoramica della capienza dell’ufficio in determinati giorni della settimana e poter organizzare da remoto le attività aziendali.
Durante la pandemia, le normative imposte dal lockdown hanno fatto emergere nuove funzionalità del desk booking, per venire incontro alle esigenze di calcolare il flusso di persone all’interno degli spazi aziendali, delle mense, dei magazzini e in tutte le altre aree.
Da qui, il desk booking ha esteso le sue competenze anche al calcolo dell’occupancy rate, ossia il tasso di persone presenti in un ambiente chiuso, per tenere sotto controllo le normative di sicurezza.
La crescita del mercato dei software di desk booking, o meeting room booking, va di pari passo a una ridefinizione dei modelli di lavoro tradizionali delle aziende.
Lo spartiacque della pandemia ha evidenziato come necessario un nuovo equilibrio tra il lavoro in ufficio di stampo tradizionale e la flessibilità offerta dalle soluzioni in smart working. Per questo, sfruttare i sistemi di desk booking in ufficio è un modo per rendere questa modalità ibrida e innovativa di lavorare sempre più efficiente e organizzata.
Vantaggi del software di booking da remoto per gli uffici
I vantaggi di adottare software di prenotazione delle postazioni e delle sale riunioni da remoto sono molteplici. Tra questi, il più rilevante è quello di ottimizzare gli spazi di lavoro e gestire al meglio le risorse. Ecco che anche un ufficio di dimensioni ridotte può diventare la sede di una grande compagnia, grazie alla rotazione delle scrivanie e alla flessibilità dei dipendenti. Tutto ciò può avvenire garantendo continuità lavorativa all’ufficio, grazie alla gestione smart dei lavoratori, in base alla propria area e ai giorni della settimana. Inoltre, questa modalità contribuisce ad aumentare la motivazione del team, riducendo lo stress organizzativo, con un impatto favorevole sulla produttività, la creatività e il rendimento dell’ufficio. Il software permette un controllo capillare più accurato di quanto potrebbe fare una singola persona, o i responsabili di progetto. Orari, nominativi, piano delle ferie annuali e flussi di lavoro sono sempre sotto controllo, con un rapido accesso ai dati e alla reportistica, per fare scelte ragionate su come migliorare le performance.
Come scegliere il software di desk booking per migliorare la gestione aziendale
Un software di desk booking mira a facilitare l’esperienza di lavoro, rendendo l’organizzazione più efficiente sia per il titolare, sia per i membri del team. Vediamo alcuni elementi da considerare, quando si vuole scegliere il desk booking per il proprio ufficio.
Utilizzo ottimale del workplace
I desk booking offrono una piattaforma accessibile da diversi dispositivi, inclusi tablet e smartphone, il che rende rapidi accesso e gestione in qualunque parte del mondo ci si trovi a lavorare. Tramite un’interfaccia dalla facile usabilità, offrono una mappa dettagliata delle singole postazioni, delle aree comuni e delle sale riunioni, consentendo anche di gestire l’accesso a specifiche aree in base al ruolo o al tipo di relazione con l’azienda ospitante, nel caso di lavori in coworking.
Flessibilità per le varie esigenze aziendali
La flessibilità è un elemento chiave per aumentare la produttività, il benessere e la motivazione dei collaboratori. I desk booking consentono ai dipendenti di prenotare facilmente una scrivania o una sala riunioni, compresi tutti gli strumenti necessari per le videoconferenze, così da evitare fastidi, fraintendimenti e sovrapposizione degli appuntamenti. L’employee experience diventa più ordinata ed efficiente, riducendo la marginalità di errore tra colleghi e con i clienti.
Raccolta dei dati e reportistica sempre sotto controllo
Un altro aspetto che sta contribuendo alla rapida diffusione dei software di desk booking è la possibilità di accedere a report dettagliati sulle attività all’interno dell’ufficio, suddivise per dipartimento e per singolo dipendente. Gli amministratori possono consultare una reportistica integrata per conoscere tutti gli aspetti del sistema di prenotazione, nonché controllare la gestione dei task e degli appuntamenti di ogni collaboratore e responsabile di progetto. Attraverso questa funzionalità, è possibile ottenere insights preziosi, come i flussi giornalieri del personale, l’occupancy rate, i consumi energetici e la redditività dei lavoratori, utile strumento anche per chi voglia fornire premi aziendali in base alle performance.
Integrazione con altri strumenti di lavoro
Quando ci si trova a scegliere il miglior software di desk booking, è bene considerare la facilità di integrazione con gli altri strumenti dell’ufficio, come il calendario aziendale, che dovrà essere sempre sincronizzato, i gestionali interni e altri dispositivi di gestione smart. Questo consente una sinergia proficua tra tutti i sistemi, mantenendo l’ordine nella gestione dei posti in ufficio e il buon funzionamento di tutta l’azienda.
Affidabilità dell’azienda fornitrice e recensioni
Oltre ai fattori sopra citati, prima di scegliere il deskbooking è consigliabile valutare l’esperienza dell’azienda fornitrice del software di desk booking e valutare se esso ha già avuto applicazione in settori simili a quello in cui opera la tua impresa. Scegliere un fornitore affidabile e con una buona reputazione nel settore assicura un supporto adeguato e continuo, nonché possibili aggiornamenti e personalizzazioni, sempre al passo con i futuri aggiornamenti del software.
