Come organizzare l’ufficio in modo efficiente: consigli pratici per la gestione dello spazio
L’organizzazione dell’ufficio è un aspetto cruciale per garantire la massima produttività e il benessere del team sul luogo di lavoro. Un ambiente ordinato e ben strutturato può aiutare ad aumentare la concentrazione, ridurre lo stress e migliorare la qualità del lavoro svolto. Inoltre, organizzare l’ufficio in maniera funzionale permette di ridurre in modo significativo gli sprechi, sia in termini di materiali, sia in termini di tempo, per tutte le figure operative e dirigenziali dell’azienda.
In caso di uffici grandi o divisi in vari dipartimenti, l’utilizzo di pareti divisorie può aiutare a creare tutti i necessari ambienti di lavoro, potendo contare su privacy e isolamento acustico e termico.
In questo articolo di Ninci Ufficio, ti forniremo alcuni consigli pratici per organizzare l’ufficio in modo efficiente e migliorare la gestione dello spazio. Scopri come arredare l’ufficio in modo funzionale, esteticamente piacevole e vivibile.
Prima regola per arredare l’ufficio: elimina il superfluo
Il primo passo per organizzare l’ufficio al meglio è eliminare tutto ciò che non è essenziale allo svolgimento del lavoro, adottando un approccio minimale e razionale. In quest’ottica, infatti, tutto ciò che non serve, è di intralcio. Soprammobili inutili, vecchi mobili disorganizzati, penne che non funzionano, stampanti fuori uso, cartelloni aziendali di iniziative ormai dismesse: togli il vecchio e fai spazio al nuovo, oppure, semplicemente, fai spazio per liberare l’ambiente e favorire il movimento delle persone e delle idee.
Ridurre il disordine nell’ufficio non è soltanto un metodo per migliorare la vivibilità a livello psicologico per tutti i dipendenti, ma un vero e proprio elemento che influenza la gestione aziendale stessa. Ogni postazione di lavoro dovrà essere pulita, contenere tutto il necessario per consentire al lavoratore di svolgere le mansioni velocemente e senza stress.
Ecco una check-list che può servire per organizzare la scrivania dell’ufficio in modo pratico e pulito:
- Computer connesso a Internet e alle periferiche (stampante, scanner, ecc…).
- Monitor di dimensioni ottimali per non affaticare gli occhi.
- Mouse e tastiere efficienti.
- Facile accesso a ricambi di batterie, nel caso si utilizzino tastiere e mouse wireless.
- Disposizione dei cavi sicura, ordinata e che non sia un ingombro di spazio.
- Spine sufficienti per attaccare tutti i supporti informatici.
- Due penne funzionanti. Eliminare tutte quelle che non funzionano.
- Taccuino per prendere appunti cartacei velocemente.
- Facile accesso al telefono aziendale, con indicazione chiara e rapida dei numeri. interni a cui passare eventualmente la chiamata.
- Spazio per eventuali borse / buste.
- Un cassetto per contenere l’essenziale.
Una buona abitudine per organizzare gli uffici aziendali con profitto è quella di istituire dei turni di pulizia settimanale della propria postazione pc da parte dei dipendenti stessi. Ognuno può avere il proprio kit di pulizia e riordinare la postazione il venerdì sera, prima di uscire, così da cominciare il lunedì mattina con tutta la carica necessaria.
Organizzazione ufficio: cura il sistema di archiviazione
Creare un sistema di archiviazione efficiente è la base per mantenere tutti i documenti e le carte in ordine. Secondo la metodologia organizzativa lean, il metodo più pratico per mantenere ordine tra documenti e oggetti in ufficio si riassume nella massima “un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto”.
Ogni operatore e addetto all’archivio dovrà sapere facilmente in quale spazio inserire i documenti, secondo un sistema pre-impostato e spiegato facilmente, in modo capillare (ad esempio tramite etichette, colori, cartellini, ecc…).
Usa un armadio con scaffali e cassetti per separare i documenti in base alla loro importanza e secondo i criteri utili per la tua impresa. In questo modo, avrai tutto a portata di mano senza dover perdere tempo a cercare documenti importanti e senza il rischio di perdere pratiche e materiali.
Sfrutta gli spazi verticali per organizzare un ufficio piccolo
Quando ci si trova a organizzare un ufficio piccolo, fare i conti con lo spazio è fondamentale. Spesso, gli spazi verticali sono trascurati, eppure rappresentano un valido alleato, soprattutto in caso di luoghi di lavoro ristretti. Utilizza mobili modulari in verticale, scaffali, armadietti e mensole per riporre gli oggetti di uso quotidiano, o tutto quello che non deve stare necessariamente a un’altezza che risulti a portata di mano.
Lo sviluppo verticale dell’arredamento per l’ufficio ti aiuterà a liberare spazio sulla scrivania, sulle pareti e sul pavimento.
Utilizza l’illuminazione adeguata
L’illuminazione adeguata per l’ufficio è essenziale per un ambiente di lavoro confortevole, funzionale e sicuro per la vista di tutti gli addetti. Utilizza lampade da tavolo o da terra per creare un’illuminazione uniforme e sfrutta l’illuminazione sospesa o le mensole verticali, per ottimizzare gli spazi.
Inoltre, assicurati che le finestre siano libere da ostacoli per permettere la giusta quantità di luce naturale e che, al contempo, non creino fastidiosi riflessi sui monitor, che renderebbero disagevole il lavoro al computer.
Organizzazione ufficio: la scelta dei mobili
I mobili giusti possono fare la differenza nell’organizzazione dell’ufficio e andare a creare, a primo impatto, un’identità forte per la tua impresa. Scegli scrivanie e sedie ergonomiche per migliorare il comfort e la produttività, uniformando gli stili in tutte le aree dell’ufficio.
Mobili con ripiani e cassetti sono utili, ma attenzione a fare in modo che ogni spazio sia deputato a una specifica funzione. Proprio come in una casa, quando ci si trova ad arredare l’ufficio in un’azienda è facile cadere in cattive abitudini, che creano disordine e confusione. Per evitarlo, assicurati che le scrivanie operative abbiano solo un cassetto, o lo spazio strettamente necessario per ciò che è utile. Per i mobili di archiviazione, invece, scegli un sistema di etichette e cartellini efficace, assicurandoti, inoltre, che siano dotati di sistemi sicuri di chiusura, per garantire il rispetto della privacy e la sicurezza di oggetti di valore (come computer e altro).
Organizzazione ufficio aziendale: stampanti e scanner
Le macchine per l’ufficio sono essenziali ed è opportuno che tutti i dipendenti che si trovano a farne uso sappiano come utilizzarle e abbiano i giusti collegamenti dal loro computer.
Per assicurarti le migliori stampanti e un’assistenza tecnica qualificata, puoi optare per le soluzioni di noleggio, convenienti e modulabili.
Pulizie periodiche per mantenere l’ordine
Assicurati di far fare un’accurata pulizia periodica dell’ufficio, in modo da mantenere l’ambiente di lavoro ordinato e salubre. Programma una pulizia profonda dell’ufficio ogni sei mesi. Oltre al lavoro svolto dall’impresa di pulizie, assicurati di rivedere gli interni di mobili, armadi e cassetti, delegando a ogni operatore la pulizia del proprio desk, per eliminare tutto il superfluo.
Realizza il tuo progetto d’arredo per l’ufficio ideale con Ninci Ufficio
Organizzare l’ufficio è fondamentale per una gestione efficiente del lavoro, ottimizzare il tuo spazio di lavoro al meglio e migliorare la produttività di collaboratori e sottoposti.
Affidati alla professionalità dei consulenti di Ninci Ufficio per dare vita a un ambiente di lavoro confortevole, funzionale e ben organizzato, riflettendo l’identità della tua impresa.