Gestione flusso documentale: come organizzarla al meglio, per rendere l’ufficio più efficiente e produttivo
La gestione del flusso documentale, nota anche come “Gestione Documentale”, è il processo di monitoraggio, gestione e archiviazione dei documenti in formato digitale all’interno di un’organizzazione. Questa pratica consente di ridurre significativamente l’utilizzo di carta e di migliorare l’efficienza delle attività quotidiane svolte in un ufficio, riducendo la marginalità di errore sul posto di lavoro e migliorando la soddisfazione dei dipendenti.
Nella maggior parte dei casi, la gestione informatica dei documenti si affianca alle modalità di archiviazione tradizionale, che, tuttavia, ricoprono un’importanza minore e vengono sempre più sostituite dalle loro cugine “digitali”, tramite software, sistemi in cloud e soluzioni gestionali personalizzate, che possono essere visionate da più persone in contemporanea, grazie all’accessibilità da remoto.
Protocollo informatico per la gestione documentale
La gestione del flusso documentale va oltre la semplice implementazione di regole tecniche enumerate dal protocollo informatico. Si tratta di un insieme di azioni che coinvolgono l’uso di software specifici e procedure ben definite. Attraverso questi strumenti, i documenti possono essere catalogati, organizzati, condivisi, spediti, scannerizzati, stampati e archiviati in modo efficiente, indipendentemente dal tipo di documento, o dal settore di appartenenza dell’azienda.
La gestione informatica del flusso documentale permette di svolgere una serie di attività volte a organizzare, gestire, monitorare e archiviare i documenti in formato digitale, come l’acquisizione e digitalizzazione dei documenti; definire chi ha accesso alla visualizzazione, alla modifica e alla condivisione di determinati file; lavorare in modalità condivisa in contemporanea sullo stesso documento, apportando modifiche in tempo reale; automatizzare i processi legati ai documenti, come approvazione, firma e distribuzione; conservare tutti i documenti rispettando le normative vigenti, limitando l’ingombro degli spazi in ufficio e contando su supporti affidabili e sicuri.
Vantaggi di adottare strumenti di gestione del flusso documentale in ufficio
L’introduzione dei sistemi di gestione documentale (DMS), ossia di software dedicati all’organizzazione e alla creazione collaborativa di documenti digitali, ha reso evidente l’importanza della gestione del flusso documentale digitalizzata nei più svariati segmenti di mercato. Queste soluzioni offrono strumenti necessari per gestire correttamente i documenti all’interno dell’azienda, consentendo la concentrazione e la fruibilità di diverse tipologie di informazioni e dati, come file, documenti cartacei, e-mail, fax, grafiche, immagini, contenuti multimediali e molto altro.
Attraverso le procedure corrette di gestione documentale, è possibile ottenere i seguenti benefici pratici:
- Adeguata gestione dei documenti con definizione di accessi e livelli di sicurezza.
- Assegnazione di permessi specifici per singoli utenti o gruppi di utenti.
- Lettura, scrittura e revisione dei documenti.
- Avere accesso a tutte le versioni revisionate di un documento.
- Applicazione di firme digitali.
- Distribuzione rapida dei documenti.
- Creazione di flussi di lavoro avanzati.
- Completa amministrazione di ogni documento, dalla sua creazione all’archiviazione finale.
- Conservazione sostitutiva dei documenti, in conformità alle normative di legge.
La gestione del flusso documentale rappresenta una funzione aziendale o amministrativa essenziale e irrinunciabile, che coinvolge tutte le risorse necessarie legate alla gestione dei documenti prodotti quotidianamente all’interno di un’impresa. Queste operazioni hanno un valore strategico significativo e sono strettamente legate al concetto di efficienza operativa, grazie all’implementazione di protocolli che definiscono il percorso dei documenti all’interno dell’azienda, riducendo la marginalità di errore, la confusione del personale addetto e il rischio di smarrire documenti importanti.
La gestione dei documenti per l’ufficio del futuro
La gestione del flusso documentale digitale svolge un ruolo cruciale nella trasformazione digitale delle organizzazioni, andando a coniugarsi con una serie di altri strumenti del digital workplace.
Oltre a ridurre l’utilizzo di carta e semplificare le operazioni quotidiane, a favore dell’ottimizzazione di tempo e costi, offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Efficienza operativa. Questa modalità di gestione dei documenti consente di ridurre il rischio di duplicazione delle informazioni, confusione nell’archivio ed errori umani. Ciò porta a un aumento dell’efficienza operativa, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività di maggiore valore aggiunto per l’azienda.
- Accesso rapido alle informazioni. Con i sistemi digitali di gestione documentale, è possibile organizzare e indicizzare i documenti in modo da trovarli rapidamente quando necessario. La ricerca basata su parole chiave, metadati o altre categorie consente di accedere istantaneamente alle informazioni desiderate, migliorando la tempestività delle decisioni e la collaborazione tra i dipartimenti.
- Collaborazione e condivisione. I dipendenti possono lavorare simultaneamente sugli stessi documenti, apportare modifiche in tempo reale e tenere traccia delle versioni precedenti. La condivisione di documenti con partner esterni diventa anche più semplice e sicura, grazie ai controlli degli accessi e ai livelli di autorizzazione.
- Sicurezza dei dati. Uno dei vantaggi più apprezzati dalle aziende è quello della protezione dei dati sensibili e riservati. Attraverso l’assegnazione di permessi di accesso, crittografia dei documenti, tracciabilità delle attività e funzioni di audit, le informazioni sono gestite in modo sicuro e conforme alle normative vigenti sulla privacy.
- Riduzione dei costi. Eliminando la dipendenza dalla carta e semplificando i processi manuali, la gestione del flusso documentale consente di ridurre i costi associati alla stampa, alla conservazione fisica dei documenti e alla ricerca manuale, andando a ridurre gli spazi di ingombro fisici del mobilio destinato all’archiviazione.
- Ottimizzazione delle risorse umane. La possibilità di implementare flussi di lavoro automatizzati ottimizza le risorse umane e accelera i tempi di esecuzione, oltre a ridurre il rischio di errore. Oltre alle risorse operative, ne beneficiano in maggior modo quelle del reparto amministrativo, che potranno contare su un potente alleato, efficiente, preciso e dalla infinita memoria di archiviazione, sempre a portata di mano, da ogni luogo, tramite qualunque device e in qualunque orario della giornata.
Quali software per la gestione documentale scegliere
Esistono diversi software dedicati alla gestione del flusso documentale digitalizzato (Document Management System), che offrono diverse funzionalità e personalizzazioni. Tra i più popolari, citiamo: Dropbox, Google Workplace (precedentemente noto come G-Suite), Microsoft SharePoint, Box, Alfresco, OpenText Documentum.
Questi tipi di software offrono solitamente funzionalità open source e, per avere ulteriori possibilità di personalizzazione, è possibile acquistare versioni a pagamento, tramite abbonamenti scalabili a seconda delle esigenze e dello spazio di archiviazione necessario.
Tra le funzionalità offerte, molti mettono a disposizione la possibilità di creare email aziendali personalizzate, o l’accesso a social workplace, dove il team può collaborare in modo veloce ed intuitivo.
La scelta del software di document management dipende dalle esigenze aziendali e alla tipologia di file da archiviare (testuali, audio, video, grafici). In base ai diversi dipartimenti, potrà essere necessario adottarne più di uno, ma si consiglia di uniformare l’utilizzo della strumentazione quanto più possibile, per evitare difficoltà di comunicazione o fraintendimenti, dovuti a sistemi di gestione troppo ibridi.
